E-Rechnung in Österreich

Stand: 22. Oktober 2026 · Inhaltlich geprüft, Quellen am Ende der Seite

Muss ich als Unternehmen E-Rechnungen schreiben?

Meistens nein. In Österreich gibt es Stand heute nur eine Pflicht, und sie betrifft Rechnungen an den Bund. Wer einer Bundesdienststelle Waren liefert oder Leistungen verkauft, muss seit 1. Jänner 2014 elektronisch abrechnen (e-Rechnung.gv.at, BMF, abgerufen 22.10.2026). Für Rechnungen an Privatpersonen und andere Firmen gibt es keine Verpflichtung. Die Seite des Bundes sagt es so: Für die Übermittlung an Rechnungsempfänger, die nicht zum Bund gehören, besteht derzeit keine gesetzliche Verpflichtung.

Das kann sich ändern. Die EU hat mit der Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) beschlossen, dass ab 1. Juli 2030 strukturierte elektronische Rechnungen für grenzüberschreitende Umsätze zwischen Unternehmen in der EU Pflicht werden. Österreich muss das bis dahin in nationales Recht umsetzen (WKO, 01.04.2026).

Wenn dir jemand erzählt, dass die E-Rechnung in Österreich „ab 2026“ für alle Pflicht ist, stimmt das nicht. Diese Meldung verwechselt häufig Deutschland mit Österreich.

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

Nicht jede Rechnung, die per E-Mail ankommt, ist eine E-Rechnung. Das Umsatzsteuergesetz kennt zwar die elektronische Rechnung, sie gilt aber nur, wenn der Empfänger zustimmt und Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind (§ 11 Abs. 2 UStG, RIS, abgerufen 22.10.2026). Ein PDF im Anhang erfüllt das. Es ist damit eine zulässige Rechnung.

Die Bundes-Pflicht verlangt aber mehr. Dort ist eine elektronische Rechnung eine, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird und mindestens die Rechnungsmerkmale nach § 11 Abs. 1 UStG enthält (e-Rechnung.gv.at, Rechtliche Grundlagen). Strukturiert heißt, dass ein Programm die Daten lesen kann, ohne dass ein Mensch sie abtippt. Ein PDF ist ein Bild des Dokuments; die Zahlen darin kann kein Buchhaltungsprogramm direkt auslesen. Deshalb gilt eine PDF-Rechnung nicht als E-Rechnung im Sinn der Bundes-Pflicht.

Wie die Rechnung inhaltlich aussehen muss, ändert sich dadurch nicht. Alle Pflichtangaben von der Seite Rechnung: Pflichtangaben in Österreich gelten weiter.

Rechnungen an den Bund: wer, was, wie

Zum Bund zählen laut e-Rechnung.gv.at alle Bundesministerien und ihre nachgeordneten Dienststellen, das Parlament, die Präsidentschaftskanzlei, der Verwaltungsgerichtshof, der Verfassungsgerichtshof, die Volksanwaltschaft und der Rechnungshof. Länder und Gemeinden gehören nicht dazu. Sie müssen seit 18. April 2019 laut EU-Richtlinie 2014/55/EU zwar E-Rechnungen annehmen können, aber du musst sie ihnen nicht schicken (e-Rechnung.gv.at, Rechtliche Grundlagen).

Für den Weg zum Bund gibt es vier Einbringungsarten. Du meldest dich am Unternehmensserviceportal (USP) an und erfasst die Rechnung im Online-Formular, lädst eine fertige Datei hoch oder schickst sie automatisch über ein Webservice. Alternativ nutzt du das Peppol-Netzwerk; dafür brauchst du weder USP-Anmeldung noch PVP-Anbindung, die Authentifizierung läuft über die Peppol-Zertifikate. Du kannst die Rechnung auch durch einen Dritten erstellen und einbringen lassen, etwa einen Serviceprovider oder deine Steuerberatung (e-Rechnung.gv.at, Einbringungsarten, abgerufen 22.10.2026).

Beim Einbringen prüft das System die Rechnung formell. Erst wenn sie fehlerfrei ist, übernimmt die Bundesdienststelle sie, und erst dann gilt sie als ordnungsgemäß eingebracht. Signiert muss die Rechnung nicht sein; signierte nimmt das System aber an.

Der Bund nimmt im Waren- und Dienstleistungsverkehr ausschließlich elektronische Rechnungen entgegen. Eine Rechnung, die nur als PDF an eine Bundesdienststelle geht, ist deshalb nicht ordnungsgemäß eingebracht.

ebInterface in Alltagssprache

ebInterface ist das österreichische Format für strukturierte Rechnungen: eine XML-Datei, in der jede Angabe ein festes Feld hat, also Rechnungsnummer, Datum, Betrag, UID. Der Bund akzeptiert es, der zweite Weg ist das Peppol-Format (e-Rechnung.gv.at, Technische Informationen). Eine Datei ist wie ein Formular, das ein Programm ausfüllt und ein anderes Programm ohne Fehlerquelle wieder liest.

Wer keine Software dafür hat, kommt mit zwei kostenlosen Hilfen weit. Die WKO bietet ein Online-Formular, mit dem du eine ebInterface-Rechnung ohne Installation erstellen kannst, und einen Prüfservice, der die technische Richtigkeit testet und eine lesbare PDF-Fassung erzeugt (WKO, E-Rechnung und E-Vergabe). Auf e-Rechnung.gv.at gibt es außerdem ein Test-Formular, mit dem du ohne Anmeldung am USP ausprobieren kannst, ob dein Dokument durchgeht.

Peppol kurz erklärt

Peppol ist ein internationales Netzwerk, über das Rechnungen von Computer zu Computer wandern, ähnlich einem eigenen Postsystem für Rechnungen. Du brauchst dafür einen Zugangspunkt (ein Anbieter, der dich anbindet) und die Empfänger-Adresse deines Kunden. Für den Bund ist Peppol einer der zugelassenen Wege. Ob sich der Aufwand für einzelne Rechnungen an eine Bundesstelle lohnt, ist eine Frage der Menge: Bei ein paar Rechnungen im Jahr reicht das USP-Formular meist völlig aus.

Was sich mit ViDA ändert

Laut WKO (Stand 01.04.2026) sollen elektronische Rechnungen ab 1. Juli 2030 für grenzüberschreitende EU-Umsätze zwischen Unternehmen der Standard sein. Sie müssen dem europäischen Format EN 16931 (UBL/XML) entsprechen, spätestens zehn Tage nach der Lieferung oder Leistung ausgestellt werden, und die Daten sind der Finanzbehörde zu melden. Die Zustimmung des Empfängers fällt dann weg. Sammelrechnungen bleiben möglich.

Für Umsätze innerhalb Österreichs hat der Gesetzgeber bisher keine solche Pflicht beschlossen. Die WKO selbst setzt sich dafür ein, dass Österreich über die EU-Vorgabe hinaus nichts verlangt. Ob und wie das kommt, lässt sich heute nicht belastbar sagen; wir aktualisieren diese Seite, sobald es einen Gesetzesentwurf gibt.

Das Datum ist ein Plan aus einer beschlossenen Richtlinie, kein Termin, an dem du schon etwas tun musst. Wer vorbereiten will, fragt seinen Softwareanbieter, ob strukturierte Formate unterstützt werden.

Rechnungen an deutsche Kunden

Viele österreichische Selbstständige und Firmen haben Kunden in Deutschland, und diese Kunden fragen seit 2025 nach E-Rechnungen. Hier die Lage, getrennt nach Pflicht und Wunsch.

Muss ich als österreichisches Unternehmen E-Rechnungen nach Deutschland schreiben? In der Regel nicht. Die deutsche Pflicht gilt für Umsätze zwischen Unternehmern, die in Deutschland ansässig sind. Ansässig bedeutet: Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte in Deutschland. Umsätze an ausländische Unternehmen und an Endverbraucher fallen nicht unter die Pflicht (IHK Chemnitz, abgerufen 22.10.2026; Grundlage ist das BMF-Schreiben vom 15.10.2024). Hast du weder Sitz noch Betriebsstätte in Deutschland, bist du für deine Rechnungen nach Deutschland nach dieser Lesart nicht verpflichtet. Kein Muss, aber Kundenwunsch.

Warum fragen deutsche Kunden trotzdem? Weil sie selbst betroffen sind. Seit 1. Jänner 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie diese nach einer Übergangszeit: Bis Ende 2026 dürfen andere Rechnungsformate weiter genutzt werden. Im Jahr 2027 gilt das Wahlrecht weiter für Unternehmer mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr. Ab 1. Jänner 2028 ist die E-Rechnung für alle relevanten inländischen Umsätze Pflicht (IHK Chemnitz, abgerufen 22.10.2026). Ein deutscher Kunde möchte deshalb nicht, dass bei ihm Rechnungen im Postfach landen, die er händisch erfassen muss.

Welche Formate sind gefragt? Zwei sind verbreitet. XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bildanteil, die ein Mensch nicht ohne Hilfsprogramm lesen kann. ZUGFeRD ist ein PDF, in das die XML-Daten eingebettet sind; es sieht aus wie eine normale Rechnung und enthält trotzdem die maschinenlesbaren Daten. Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2024 erfüllen beide, ab XRechnung-Version 2.0.1, grundsätzlich die europäische Norm EN 16931 (IHK Chemnitz). Gibt dein Kunde ein Format vor, richtest du dich danach. Bei Rechnungen an Behörden des Bundes ist die Leitweg-ID Pflichtangabe (§ 5 Abs. 1 Nr. 1 ERechV); in der XRechnung steht sie im Feld Käuferreferenz. Länder und Kommunen haben teils eigene Vorgaben, verlangen die Leitweg-ID in der Praxis aber ebenfalls. Die Nummer teilt dir der Auftraggeber mit.

Woher weiß ich, ob mein Kunde in Deutschland ansässig ist? Frag ihn schriftlich und heb die Antwort auf. Hängt von der Antwort ab, ob du ein bestimmtes Format liefern musst, klärst du den Einzelfall mit deiner Steuerberatung, bevor du Verträge änderst.

Ob ein deutscher Kunde die Umstellung per Vertrag von dir verlangen kann, ist eine Frage der Vereinbarung und nicht des Steuerrechts. Lass dir das schriftlich geben, wenn er es fordert, und rechne den Mehraufwand ein.

Checkliste

Wenn du an den Bund lieferst: USP-Zugang einrichten, Rechnungsnummer und Auftragsnummer des Bundes bereithalten, eine Testrechnung über das Test-Formular einbringen, erst dann die echte.

Wenn du an Firmen in Österreich lieferst: nichts ändern. Prüfe aber, ob dein Programm strukturierte Formate beherrscht, weil ViDA näher rückt.

Wenn du nach Deutschland lieferst: Kunden fragen, welches Format er braucht; klären, ob er in Deutschland ansässig ist; Format mit deinem Programm testen.

Häufige Fragen

Gibt es in Österreich eine E-Rechnungspflicht für alle? Nein. Die Pflicht gilt für Rechnungen an den Bund. Für andere Empfänger besteht derzeit keine gesetzliche Verpflichtung (e-Rechnung.gv.at).

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung? Im Alltag nennt man sie so, sie ist eine zulässige elektronische Rechnung, wenn der Empfänger zustimmt. Im Sinn der Bundes-Pflicht und der kommenden EU-Regel ist sie keine, weil die Daten nicht strukturiert vorliegen.

Was ist ebInterface? Das österreichische XML-Format für strukturierte Rechnungen, das der Bund akzeptiert.

Brauche ich Peppol? Nur wenn du über das Netzwerk einbringen willst. Für den Bund reicht auch das USP.

Gilt die deutsche E-Rechnungspflicht für mich als Österreicher? Nicht, solange du in Deutschland weder Sitz noch Betriebsstätte hast. Deine deutschen Kunden dürfen aber trotzdem eine E-Rechnung wünschen.

Wann kommt die EU-Pflicht? Laut WKO ab 1. Juli 2030 für grenzüberschreitende B2B-Umsätze in der EU.

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Orange Octo ist eine österreichische GmbH, der Gründer ist Jurist. Die Seite ersetzt keine Steuerberatung. Rechtsstand: Quellen oben, abgerufen am 22. Oktober 2026.