ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Der komplette Guide 2025

E-Rechnung

ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Der komplette Guide 2025

Mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich strukturierte elektronische Rechnungen austauschen können. Neben der reinen XML-Variante XRechnung hat sich ein zweites Format etabliert: ZUGFeRD – ein hybrides Format, das PDF und maschinenlesbare Daten kombiniert.

Dieser Guide erklärt, was ZUGFeRD genau ist, welche Profile es gibt, wie es sich von XRechnung unterscheidet und wie Sie ZUGFeRD-Rechnungen korrekt erstellen.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das zwei Welten vereint:

Ein menschenlesbares PDF (PDF/A-3), das jeder öffnen und lesen kann
Eine eingebettete XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten, die Maschinen automatisch verarbeiten

Der Clou: Beides steckt in einer einzigen Datei. Der Empfänger sieht ein normales PDF – seine Buchhaltungssoftware liest gleichzeitig die XML-Daten automatisch aus. Kein manuelles Abtippen mehr.

ZUGFeRD vs. XRechnung: der Unterschied

Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931, unterscheiden sich aber grundlegend:

Merkmal	ZUGFeRD	XRechnung
Aufbau	Hybrid (PDF + XML)	Reines XML
Menschenlesbar	✅ (PDF sichtbar)	✗ (nur mit Viewer)
Einsatz	B2B, B2G	vor allem B2G
Norm EN 16931	✅ (ab Profil EN 16931)	✅
Dateiendung	.pdf	.xml

Wichtig: ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931 ist XRechnung-konform. Das bedeutet: Die eingebettete XML entspricht der XRechnung-Spezifikation und ist damit auch für öffentliche Auftraggeber (B2G) zulässig.

Mehr zu XRechnung im XRechnung-Pflicht-Guide.

Die ZUGFeRD-Profile im Überblick

ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die sich im Detailgrad der strukturierten Daten unterscheiden:

Profil	Beschreibung	E-Rechnungspflicht-tauglich?
MINIMUM	Nur Basisdaten (z. B. für Buchungshilfe)	✗
BASIC WL	Ohne Positionsdaten (without lines)	✗
BASIC	Einfache Rechnungen mit Positionen	teilweise
EN 16931 (Comfort)	Voll EN-16931-konform	✅
EXTENDED	Erweiterte Felder für komplexe Fälle	✅

Für die gesetzliche E-Rechnungspflicht ab 2025 brauchen Sie mindestens das Profil EN 16931. Die niedrigeren Profile (MINIMUM, BASIC WL) genügen nicht als vollwertige E-Rechnung.

Wann sollten Sie ZUGFeRD statt XRechnung nutzen?

ZUGFeRD ist ideal, wenn …

Sie B2B-Rechnungen verschicken und der Empfänger auch ein lesbares PDF möchte
Sie ein Format wollen, das ohne Spezial-Viewer lesbar ist
Ihre Kunden gemischt sind (manche verarbeiten XML automatisch, andere lesen nur das PDF)

XRechnung ist Pflicht, wenn …

Sie an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) fakturieren – hier ist oft reines XRechnung-XML gefordert. Siehe Rechnung an öffentliche Auftraggeber.

In der Praxis ist ZUGFeRD (Profil EN 16931) der flexibelste Kompromiss: hybrid, normkonform und für beide Welten geeignet.

ZUGFeRD-Rechnung erstellen: So geht's

Der falsche Weg: manuell

Eine ZUGFeRD-Datei von Hand zu bauen, ist praktisch unmöglich – Sie müssten PDF/A-3 erzeugen und normkonformes XML einbetten. Das ist ein Fall für Software.

Der richtige Weg: mit Software

Modernes Rechnungsprogramm erzeugt ZUGFeRD automatisch:

Rechnung wie gewohnt erfassen (Kunde, Positionen, Beträge)
Format „ZUGFeRD" (Profil EN 16931) wählen
Software erzeugt PDF/A-3 mit eingebetteter XML
Datei per E-Mail oder Portal versenden

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Pflichtangaben in der ZUGFeRD-XML

Die eingebettete XML muss alle Pflichtangaben nach EN 16931 enthalten – dieselben, die auch für Papierrechnungen nach §14 UStG gelten, plus strukturierte Felder:

Rechnungsnummer, -datum
Verkäufer- und Käuferdaten inkl. USt-IdNr.
Leitweg-ID (bei B2G)
Positionsdaten (Menge, Einzelpreis, Steuersatz)
Steueraufschlüsselung
Zahlungsbedingungen und Bankverbindung

Fehlt ein Pflichtfeld, ist die XML nicht valide – die Rechnung kann abgelehnt werden.

ZUGFeRD empfangen und verarbeiten

Auch als Empfänger profitieren Sie von ZUGFeRD:

Sie erhalten eine PDF-Datei wie gewohnt
Ihre Buchhaltungssoftware erkennt die eingebettete XML
Rechnungsdaten werden automatisch übernommen – kein Abtippen
Buchungsvorschläge entstehen automatisch

Ab 2025 müssen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer. Eine ZUGFeRD-fähige Software ist daher Pflicht, nicht Kür.

Häufige Fehler bei ZUGFeRD

Falsches Profil: MINIMUM oder BASIC WL genügen nicht der E-Rechnungspflicht. Mindestens EN 16931 wählen.
Kein PDF/A-3: Nur PDF/A-3 erlaubt eingebettete Dateien. Ein normales PDF funktioniert nicht.
XML und PDF divergieren: Die sichtbaren PDF-Werte und die XML-Daten müssen identisch sein – sonst drohen Prüfungsprobleme.
Leitweg-ID vergessen (B2G): Bei öffentlichen Auftraggebern ist die Leitweg-ID Pflicht.

Fazit

ZUGFeRD ist der pragmatische Standard für die E-Rechnung: hybrid, menschen- und maschinenlesbar, normkonform ab Profil EN 16931. Für B2B-Rechnungen ist es meist die flexibelste Wahl, weil es sowohl das gewohnte PDF als auch die strukturierten Daten liefert.

Die praktische Umsetzung gelingt nur mit Software – manuell ist ZUGFeRD nicht machbar. Achten Sie auf das richtige Profil (mind. EN 16931) und darauf, dass Ihre Lösung auch das Empfangen von E-Rechnungen unterstützt.

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Häufig gestellte Fragen

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung? ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat: Es bettet strukturierte XML-Daten in eine PDF/A-3-Datei ein. Menschen sehen ein normales PDF, Maschinen lesen die eingebetteten XML-Daten automatisch aus.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung? XRechnung ist ein reines XML-Format ohne menschenlesbares PDF, vorgeschrieben für öffentliche Auftraggeber (B2G). ZUGFeRD ist hybrid (PDF + XML). ZUGFeRD ab Profil EN 16931 ist XRechnung-konform und damit auch B2G-tauglich.

Ist ZUGFeRD für die E-Rechnungspflicht 2025 zulässig? Ja. ZUGFeRD ab Version 2.x (Profil EN 16931 oder höher) erfüllt die europäische Norm EN 16931 und ist damit für die B2B-E-Rechnungspflicht ab 2025 zulässig.

Welche ZUGFeRD-Profile gibt es? Die wichtigsten Profile sind MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (Comfort) und EXTENDED. Für die gesetzliche E-Rechnungspflicht ist mindestens das Profil EN 16931 erforderlich.