Rechnung schreiben online: Der komplette Guide

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Rechnung schreiben online: Der komplette Guide für Selbstständige

Eine Rechnung online zu schreiben ist heute der schnellste und sicherste Weg, um an Ihr Geld zu kommen. Statt in Word Vorlagen zu basteln, Nummern von Hand zu vergeben und Umsatzsteuer selbst zu rechnen, übernimmt eine Online-Software die Fleißarbeit – und prüft dabei automatisch, ob alle Pflichtangaben stimmen.

Dieser Guide zeigt Schritt für Schritt, wie Sie online eine rechtssichere Rechnung erstellen, welche Angaben Pflicht sind und worauf Sie bei der Software achten sollten.

Warum Rechnungen online schreiben?

Die klassische Word- oder Excel-Rechnung funktioniert – bis der erste Fehler passiert: eine doppelte Rechnungsnummer, ein falscher Steuersatz, eine vergessene Pflichtangabe. Solche Fehler kosten Zeit und im schlimmsten Fall den Vorsteuerabzug beim Kunden.

Online-Rechnungssoftware löst das:

Automatische Nummerierung – keine doppelten oder fehlenden Rechnungsnummern
Umsatzsteuer wird berechnet – kein Rechenfehler mehr
Pflichtangaben-Check – die Software warnt, wenn etwas fehlt
Sofortiger PDF-Versand – direkt aus dem Tool per E-Mail
Rechtssichere Archivierung – GoBD-konform, zehn Jahre

Wer regelmäßig Rechnungen stellt, spart so pro Beleg mehrere Minuten – und vermeidet teure Formfehler.

Die Pflichtangaben einer Rechnung (§14 UStG)

Bevor Sie loslegen, sollten Sie wissen, was auf jede Rechnung gehört. Das Umsatzsteuergesetz (§14 UStG) schreibt vor:

Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und Empfänger
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
Ausstellungsdatum der Rechnung
Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
Menge und Art der gelieferten Waren bzw. Umfang der Leistung
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
Steuersatz und Steuerbetrag (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)
Bruttobetrag (Endsumme)

Für Kleinunternehmer nach §19 UStG gilt eine Besonderheit: Statt Umsatzsteuer weisen Sie einen Hinweis auf die Steuerbefreiung aus. Details dazu im Guide Rechnung als Kleinunternehmer nach §19 UStG.

Bei Bau- und bestimmten B2B-Leistungen greift außerdem das Reverse-Charge-Verfahren – mehr dazu unter §13b Rechnung.

In 6 Schritten online eine Rechnung schreiben

Schritt 1: Stammdaten einmalig anlegen

Hinterlegen Sie einmalig Ihre Firmendaten: Name, Anschrift, Steuernummer/USt-IdNr., Bankverbindung und Logo. Diese Daten erscheinen künftig automatisch auf jeder Rechnung.

Schritt 2: Kunden auswählen oder anlegen

Wählen Sie einen bestehenden Kunden aus dem Adressbuch oder legen Sie einen neuen an. Die Software übernimmt Name und Anschrift automatisch in die Rechnung.

Schritt 3: Positionen erfassen

Tragen Sie Ihre Leistungen oder Produkte ein – mit Beschreibung, Menge und Einzelpreis. Die Software rechnet Zwischensummen, Umsatzsteuer und Endbetrag automatisch aus. Kein Taschenrechner nötig.

Schritt 4: Steuersatz prüfen

Wählen Sie den passenden Steuersatz (19 %, 7 % oder steuerfrei). Bei Kleinunternehmern entfällt die Umsatzsteuer, bei Auslandskunden greifen oft Sonderregeln.

Schritt 5: Rechnung prüfen und als PDF erzeugen

Die Software zeigt eine Vorschau und prüft, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind. Mit einem Klick erzeugen Sie ein sauberes PDF.

Schritt 6: Versenden und archivieren

Versenden Sie die Rechnung direkt aus dem Tool per E-Mail. Sie wird automatisch GoBD-konform archiviert – Sie müssen nichts mehr ablegen.

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Online-Rechnung vs. Word-Vorlage

Aufgabe	Word/Excel	Online-Software
Rechnungsnummer	selbst vergeben	automatisch
Umsatzsteuer	selbst rechnen	automatisch
Pflichtangaben	selbst prüfen	Check integriert
Versand	manuell exportieren	direkt per E-Mail
Archivierung	selbst ablegen	GoBD-konform automatisch
Fehlerrisiko	hoch	gering

Der Unterschied ist klar: Word verlangt Disziplin bei jedem einzelnen Schritt, die Software erledigt sie im Hintergrund.

Worauf bei der Software achten?

Nicht jedes Tool passt zu jedem. Achten Sie auf:

Pflichtangaben-Prüfung – warnt vor formalen Fehlern
Automatische Nummerierung – lückenlos und fortlaufend
PDF-Versand – direkt per E-Mail
GoBD-konforme Archivierung – gesetzlich vorgeschrieben
Steuerberater-Export – etwa DATEV für die spätere Übergabe
Mahnwesen – für überfällige Rechnungen

Wer regelmäßig schreibt, profitiert zusätzlich von Belegerfassung und Buchhaltungsfunktionen in einem Tool. Ein Vergleich gängiger Lösungen findet sich unter Rechnungsprogramm-Vergleich.

Eine gute Orientierung zur gesetzlichen Grundlage bietet das Umsatzsteuergesetz auf gesetze-im-internet.de.

Häufige Fehler beim Online-Rechnungen schreiben

Falsche oder doppelte Rechnungsnummern – die Software verhindert das, manuelle Vorlagen nicht.
Vergessene Pflichtangaben – besonders Leistungsdatum und Steuernummer werden oft übersehen.
Falscher Steuersatz – 7 % statt 19 % oder umgekehrt.
Kleinunternehmer-Hinweis fehlt – bei §19-Rechnungen zwingend.
Keine ordnungsgemäße Archivierung – zehn Jahre unveränderbar ist Pflicht.

Fazit

Online eine Rechnung zu schreiben ist schneller, sicherer und günstiger als jede Word-Vorlage. Die Software vergibt Nummern automatisch, rechnet die Umsatzsteuer, prüft die Pflichtangaben und archiviert GoBD-konform. Sie sparen pro Rechnung Minuten und vermeiden Formfehler, die Ihren Kunden den Vorsteuerabzug kosten könnten.

Für Selbstständige und Kleinunternehmer ist eine schlanke Online-Lösung der beste Weg zu professionellen, rechtssicheren Rechnungen – ohne Steuerberater-Kenntnisse.

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Häufig gestellte Fragen

Wie schreibe ich online eine Rechnung? Sie erfassen Ihre Stammdaten einmalig, wählen einen Kunden, tragen Positionen mit Menge und Preis ein und die Software berechnet Umsatzsteuer und Summe automatisch. Anschließend erzeugen Sie ein PDF und versenden es direkt per E-Mail. Alle Pflichtangaben nach §14 UStG werden dabei automatisch geprüft.

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten? Eine Rechnung braucht: vollständigen Namen und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag sowie den Bruttobetrag. Diese Angaben regelt §14 UStG.

Ist eine online geschriebene Rechnung rechtsgültig? Ja. Eine elektronisch erstellte und als PDF versendete Rechnung ist rechtsgültig, sofern sie alle Pflichtangaben enthält. Für die Aufbewahrung gilt die GoBD: Rechnungen müssen zehn Jahre unveränderbar archiviert werden. Gute Online-Software übernimmt das automatisch.

Was kostet eine Online-Rechnungssoftware? Einfache Tools sind ab etwa 5–10 Euro pro Monat verfügbar, viele bieten kostenlose Einstiegsvarianten oder Testphasen. Der Preis hängt vom Funktionsumfang ab – etwa Belegerfassung, Mahnwesen oder Steuerberater-Export. Für die meisten Selbstständigen genügt ein günstiges Paket.